Как создать своё мероприятие коротко показано в этой блок-схеме:
 |
Далее супер-подробная расшифровка каждого пункта:
Текста много, но не бойся, пиши @vallerie_tv, спрашивай, я с радостью помогу со всеми проблемами!
Если есть: дата, ориентировочное количество человек, название, время и картинка для таблички - переходи сразу к п.5
1. Формирование идеи.
Тебе надо продумать что ты хочешь провести, что тебе для этого потребуется и на сколько человек.
Пример:
Я хочу провести киноклуб по совместному просмотру выпусков ПЧК.
Мне нужен проектор и помощь в его подключении
Максимальное количество человек - 8
Пример:
Я хочу: провести партию ДнД для своей пачки.
Мне нужен: ТВ, стол.
Максимальное количество человек: 4, закрытая игра (т.е. никто не сможет записаться).
2. Согласование.
Идешь с этой идеей в личку @vallerie_tv, админы и орги рассматривают твою идею (обычно пару часов), ты либо получаешь согласование, либо обратную связь.
Пример 1: Да, без проблем, но только в присутствии ответственного за проектор.
Пример 2: Да, без проблем, но нужна дата.
Важно: Если для мероприятия необходим донабор (например закрытая игра, но не хватает игроков), то также переходим в п.3
3. Опрос участников.
Делаешь объявление в ветке по этой теме и делаешь опросы для участников
3.1. Если ты планируешь провести мероприятие при уже готовом расписании, то выбираешь даты согласно свободных помещений и удобных тебе.
3.2. Если ты планируешь мероприятие на месяц, на которой ещё не сформирована табличка, то тебе необходимо выбрать несколько дней (2-3 дня) и перейти в п. 4.
Пример:
Я бы хотела провести Киноклуб по просмотру выпусков ПЧК.
(Опрос 1)
Было бы вам интересно?
- да
- нет
(Опрос 2)
В какие дни соберёмся?
- 10.11
- 14.11
- 23.11
Важно: Чем больше вариантов дней, тем лучше (от 3-4 дней на выбор), но не слишком много, т.к. тогда решения не будет.
Важно: Необходимо делать его не анонимно, чтобы видеть людей, которых заинтересовала твоя идея.
Мониторишь опросы в течении 1-2 дней и фиксируешь самые популярные ответы, так же количество человек, которые делают посетить мероприятие, в этом случае следует п. 4.
4. Определение времени.
Так же необходимо выбрать время в первую очередь удобное для тебя и в соответствии с возможностями помещения, есть несколько вариантов:
Вариант 1. Полностью свободная комната в этот день, тут просто, выбираешь удобное время для себя и создаёшь опрос или как-то иначе уточняешь у желающих прийти.
Пример:
Опрос
Подготавливаю запись для просмотра выпусков ПЧК, во сколько будет удобно собраться?
- 14:00
- 16:00
- 20:00
Вариант 2. Расписание позволяет поставить мероприятие до/после какого-то другого, например книжного клуба или рукоблудов.
Важно: в этом случае важно соблюдать тайминги и договариваться в случае изменений или сдвижек времени, нужно тыкнуть меня @vallerie_tv и я помогу с этим.
Согласовываешь со мной @vallerie_tv этот вариант, после моего одобрения мы определяем время и длительность ( особенно, в случае - до другого ).
5. Внесение мероприятия в расписание.
На этом этапе уже есть: дата, ориентировочное количество человек, название, время и картинка для таблички. Всё это посылаешь мне @vallerie_tv.
Пример 1:
Я хочу провести мероприятие для киноклуба "Посмотр выпусков ПЧК", поставь пожалуйста запись 14.11., количество мест - 8, со временем сейчас определимся и подскажу.
Пример 2:
Я хочу провести ДнД, моя пачка, поставь 14.11, закрытая игра, 19:00.
Важно: В случае закрытой игры - предоплата всей комнаты 3к за 3 дня до игры, время пребывания не ограничено. В случае открытой игры - бронирование по никам участников через форму оплаты.
Пример 3:
Хочу поставить просмотр выпусков ПЧК, расписания нет, но приоритетная дата 14.11., но так же подходит 3.11 и 24.11., в какую дату получится записаться в расписании? время 17:00.
5. Объявление.
После оформления таблицы, необходимо сделать объявление в ветке по тематике
Пример:
(Красивая картинка)
Приглашаю на совместный просмотр выпусков ПЧК 14.11. в 19:00
Количество мест - 8
Успейте записаться в табличке (ссылка на неё для удобства)
Для публикации в канале нужно эти данные перенести в форму: тык
Админ канала - @margoxxa
6. Поднятие активности для записи.
Если запись идет сама собой, то это хорошо, но бывает по другому. Можно из опроса с желающими выписать ники и тыкнуть их в чате под объявлением, чтобы они записались, таким образом напомнить о желании.
( Бывают разные ситуации, банально не увидел или пропустил в чате)
7. Вот и все, ты справился!
Внештатные ситуации и пути решения.
Бывает что случаются различные нюансы при записи, есть ряд правил и последовательность действий:
1. Отслеживание записавшихся участников:
1.1. За 2 дня до мероприятия необходимо зафиксировать количество записавшихся игроков и их ники.
1.2. Если ты обнаружил, что кто-то выписался меньше, чем за 2 дня до мероприятия, не оповестив об этом тебя или в чате, то необходимо узнать почему, дальше два варианта и последовательность действий:
1. Если у человека уважительная причина ( болезнь, срочно вызвали на работу или иные серьёзные обстоятельства), то необходимо попросить предупредить кого-нибудь из админов - @Polinomius, @ruslan_bolshakov с объяснением причины;
2. Если человек выписался без объяснения причин и не выходит на связь или не имеет весомой причины, то тебе необходимо предупредить меня об этом.
1.3. Если по каким-либо причинам на мероприятие записалось меньше, чем три человека, за исключением тебя, как ментора/организатора, но ты хочешь все равно провести мероприятие таким составом, то необходимо согласовать это со мной @vallerie_tv.
Плюшки.
За проведение мероприятия от трех человек, за исключением ментора/ организатора, можно получить 4 бабки (которые потом можно обменивать на разное). Что это: описано вот тут
На этом точно всё.
Мы рады твоей инициативе провести что-то в настолочной!
Эчпочмак тебе, герой!